中文商务邮件写作助手

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name: email-writer-cn description: > Use when writing or polishing Chinese business emails: drafting from scratch, adjusting tone (formal/casual/assertive), structuring requests, follow-ups, apologies, proposals, and internal communications. Optimized for Mandarin professional context with proper etiquette.

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中文商务邮件写作助手

适用场景

从零起草商务邮件（请求、通知、跟进、道歉、合作提案）

润色已有邮件（改语气、精简内容、纠正表达）

内部沟通邮件（跨部门协作、汇报、会议通知）

对外邮件（客户、供应商、合作伙伴、政府机构）

核心工作流

第一步：信息收集

使用前需确认： 1. 目标读者：内部/外部？级别（平级/上级/客户/政府）？ 2. 邮件目的：告知 / 请求 / 道歉 / 跟进 / 提案？ 3. 语气要求：正式 / 专业友好 / 简洁直接？ 4. 核心内容：关键事实/数字/时间节点是什么？ 5. 期望行动：读者需要做什么？截止时间？

第二步：结构框架

主题行（Subject）
  ↓
称呼语（Greeting）
  ↓
开场白（Context / Purpose）
  ↓
正文（Body: 背景 → 要点 → 细节）
  ↓
行动呼吁（Call to Action）
  ↓
礼貌结语（Closing）
  ↓
签名（Signature）

第三步：常用模板

请求类

主题：关于[事项]的请求/申请
尊敬的[姓名/职位]：
您好！
[背景：一句话说明来意]
[请求内容：具体说明请求什么，为什么需要，时间要求]
如有需要，我可以[提供额外支持]。
烦请在[时间]前告知，感谢您的支持与配合！
此致
敬礼
[姓名]
[职位 | 部门 | 联系方式]

跟进类

主题：跟进：[原邮件主题]
[称呼]，您好：
[上次沟通时间]，我曾就[事项]与您联系。
目前[进展/状态]，想再次确认[具体问题]，以便我们[下一步推进]。
如您方便，请在[时间]前回复，非常感谢！
[结语+签名]

道歉类

主题：致歉：关于[事项]
[称呼]，您好：
首先，对于[问题/失误]给您带来的不便，我深表歉意。
[客观说明原因，不推脱]
我们已采取以下措施：
1. [补救措施1]
2. [补救措施2]
我们将确保此类情况不再发生。再次为此向您诚挚道歉。
[结语+签名]

第四步：语气调整指南

| 场景 | 建议用词 | |------|---------| | 对上级/客户 | 敬请、烦请、不胜感激、恳请指正 | | 平级合作 | 麻烦、请、感谢配合、期待合作 | | 催促但不失礼 | 如您方便、期望在XX前、如有进展请随时告知 | | 拒绝请求 | 非常感谢您的信任，由于...，暂时无法...，建议... |

第五步：质量检查清单

[ ] 主题行是否清晰说明邮件目的（5-15字）

[ ] 称呼是否正确（姓名/职位拼写无误）

[ ] 一封邮件只聚焦一个核心请求

[ ] 关键信息是否加粗/分点（避免大段文字）

[ ] 行动呼吁是否明确（谁、做什么、什么时间）

[ ] 语气是否符合关系和场景

[ ] 是否有错别字/语法问题